Como elaborar a sua lista de convidados?

No nosso primeiro post eu comentei a importância da lista de convidados para a organização e planejamento do seu casamento.

Veja abaixo as 10 dicasde noiva para noiva, que preparei para facilitar a sua tarefa.

 

A lista de convidados é a peça chave para toda estimativa de orçamento, local, igreja… a partir da primeira lista já se tem um panorama do estilo de comemoração que está por vir. Então, com base na minha experiência de NOIVA, tentei separar 10 itens para ajudá-las nessa tarefa.
1– Eleja esse como o primeiro passo para sua organização;

 

2– Inclua o noivo nessa tarefa, é importante que a lista conte com todos os convidados dos noivos;

 

3– Inclua os pais dos noivos e suas respectivas listas;

 

4– Conte o maior número de pessoas possíveis que desejam chamar. Acredite, é mais fácil iniciar um corte de pessoas do que lembrar de alguém importante no meio do
percurso;

 

5– Respire, inspire e tente não ocasionar uma briga familiar já neste primeiro momento, não valerá a pena. Exercite aquele bom e velho jogo de cintura;

 

6– Após a conclusão desta lista, inicie os cortes ou a divida em duas listas: sendo a primeira referente as pessoas que realmente não podem deixar de vivenciar esse momento com vocês e a segunda com pessoas que, apesar de serem queridas, talvez não convivam tanto com o casal;

 

7– Faça uma relação dos locais que gostaria de casar e veja se comportam o número de pessoas desejado;

 

8– Faça da lista sua aliada durante a organização do casamento, ela ainda será alterada umas 100 mil vezes até lá;

 

9– Não se precipite e chame alguém que não seja aquele círculo constante de amizade de vocês. Lembre-se que ainda falta um ano ou mais para o grande dia e durante esse tempo muita água vai rolar!!!!

 

10– Não se sinta constrangida com pessoas que se auto convidem para a comemoração. Faça a boa e velha cara de paisagem e siga em frente mantendo sua vontade. Sem o convite formal ninguém terá o status de convidado!

 

Após essas 10 dicas, gostaria de dividir com vocês um pouco da minha experiência geral no assunto: elaboração da lista de casamento, fechamento e quantidade de convidados presentes no dia do casório.

 

Inicialmente, fizemos (eu, Pedro, meus pais e minha sogra) cada um a sua lista geral incluindo todas as pessoas possíveis e imagináveis que poderiam ser convidadas. Confesso que nos assustamos e a partir dali definimos que o casamento seria para 350 convidados.

 

A Paulinha (Paula Rocha) foi minha cerimonialista – fantástica e SUPER, HIPER organizada, por sinal – me informou que poderia fazer uma lista de convidados considerando 20% a mais de convidados, dica que a Ecila Antunes – dona do buffet que contratei – também me sinalizou. Pelo que percebi, quanto maior a festa maior a margem de convidados acima do número final. No meu caso, a lista foi fechada com 442 convidados ( um pouco menos de 30% do total de convidados da festa).

 

Optei por contratar o serviço de RSVP ativo e passivo ( ativo consiste no serviço realizado pelo cerimonial de entrar em contato com os convidados para realizar a confirmação e o passivo referente ao recebimento de confirmação realizada pelo próprio convidado via telefone) + o serviço de confirmação do site do casamento, que também foi controlado pelo cerimonial.

 

Assim foi feito. Comecei a entrega dos convites cerca de dois meses antes da data do casamento – para os convidados que moravam fora do Rio de Janeiro – e com antecedência de um mês para aqueles que moravam no local onde o casamento iria acontecer. Ah!! Seis meses antes eu enviei um save the date por email para todos!

 

A partir deste momento as confirmações começaram a acontecer, mas, de fato o maior número acontece faltando cerca de 15 dias para o casamento e, principalmente, a partir do RSVP ativo. A verdade é que o RSVP ativo é o divisor de águas.

 

Se você não puder arcar com esse gasto, se organize para alguma amiga, parente, madrinha (hora da madrinha exercer esse papel!!) te ajudar e realizar para você. Ajuda muito na estimativa de convidados presentes.

 

Não vou saber aqui confirmar com precisão o número de pessoas confirmadas, mas lembro que foi algo em torno de 400 pessoas. Ou seja, estimativa de falta de apenas 10% dos convidados, o que me causou um certo pânico.

 

Em razão disso entrei em contato com o Buffet que me acalmou demais!!! A Ecila me informou que dificilmente iriam todos esses convidados e que de qualquer forma o Buffet estaria preparado para receber até 20% a mais do contratado e, posteriormente, caso necessário, eu acertaria alguma diferença de valor.

Conclusão, no dia compareceram 366 convidados, cerca de 10% a menos de convidados confirmados e 5% a mais do número final estipulado e foi tudo MARAVILHOSO!!!

Então, o importante é ficar de olho na confirmação, ir monitorando e não fugir muito deste parâmetro de 20% a mais do número de convidados do evento.

 

De resto, BOA SORTE e… mãos a obra. A única certeza que temos é de que VALERÁ A PENA!

 

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Comentários “Lista de convidados: 10 dicas de noiva para noiva

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