Há decisões e atitudes que o casal e a família precisam tomar sobre a organização logo que a festa de casamento termina, que muitas vezes são esquecidas ou não previstas durante os preparativos. O fim da festa raramente é uma preocupação para os noivos, afinal, ninguém quer pensar nisso. No entanto, embora geralmente tudo acabe bem, estar preparado faz toda a diferença!
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Esta é a última parte da série de 4 matérias para te ajudar a produzir um cronograma e entender melhor todos os momentos do dia do seu casamento.
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Terminamos a matéria anterior, colocando o casal no carro. Agora o cerimonial precisa providenciar alguns detalhes importantes. Neste momento alguém da família, geralmente os pais dos noivos, ou alguém previamente escolhido, ficará responsável por esperar para levar todos os itens que sobraram após o casamento.
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Contratação de carro de carga e controle dos itens pós-evento
No final da festa, é fundamental ter contratado previamente um carro de carga para transportar todos os itens do casal que precisam ser removidos do local. Para garantir a organização e facilitar a identificação no dia seguinte, a TCD Eventos prepara um relatório detalhado com todos os itens que serão enviados nesse carro, como: sobras de lembrancinhas, bolos, doces, bebidas compradas, kit toalete, itens esquecidos pelos convidados, etc.
Com o relatório detalhado, a família poderá facilmente identificar o que foi levado, e o cerimonial também terá um registro completo de tudo o que foi transportado para evitar possíveis confusões posteriormente.
Já os itens pessoais importantes, como celular, carteira e o cartão de acesso do casal ao quarto do hotel, são enviados diretamente com os noivos, garantindo sua segurança e tranquilidade.
Desmontagem pós-festa
Após a saída dos noivos, chega o momento de acionar a equipe responsável pela desmontagem, que pode, então, iniciar seu trabalho. Essa fase é muitas vezes esquecida durante os preparativos, mas é essencial para garantir que o local seja liberado dentro do prazo estipulado e que tudo seja deixado em ordem. Uma equipe numerosa entra em ação para desmontar a decoração, recolher móveis, desmontar estruturas, como palcos e iluminação, e realizar a limpeza geral do ambiente.
Além disso, itens como flores, objetos de decoração alugados, equipamentos de som e iluminação precisam ser cuidadosamente retirados e devolvidos aos fornecedores. Para garantir que tudo ocorra de forma tranquila, é importante que o casal ou a cerimonialista tenha previamente organizado quem será o responsável por supervisionar esse processo. Ter uma lista dos itens que precisam ser devolvidos, checar se há pertences esquecidos pelos convidados e garantir que nenhum detalhe passe despercebido também são ações fundamentais nessa etapa.
Esse processo pode durar horas e exige coordenação e planejamento para que todos os fornecedores consigam recolher seus itens dentro do prazo. Uma boa comunicação entre as equipes de decoração, limpeza e fornecedores é fundamental para que tudo ocorra sem imprevistos.
Contagem das bebidas alcoólicas
A contagem e controle das bebidas alcoólicas é uma das responsabilidades mais importantes no fechamento de um evento. Para garantir que tudo ocorra sem problemas, é fundamental incluir no cronograma a quantidade total de bebidas adquiridas, especificar as marcas, e, se houver consignação, deixar isso claramente registrado.
Antes do evento, faça uma lista detalhada de todas as bebidas que serão servidas, incluindo vinhos, espumantes, destilados e cervejas, bem como suas respectivas marcas e quantidades. Essa organização ajuda a evitar desperdícios e a garantir que a quantidade seja suficiente para os convidados. Se o contrato de bebidas for consignado, ou seja, se houver a possibilidade de devolver as garrafas não consumidas, esse ponto deve ser destacado para que, ao final da festa, as bebidas não abertas possam ser facilmente separadas e devolvidas ao fornecedor.
Durante o evento, é recomendável que uma pessoa da equipe de cerimonial ou do bar seja responsável por monitorar o consumo de bebidas e manter o controle atualizado. Dessa forma, é possível evitar surpresas desagradáveis, como falta de bebida ou consumo além do previsto. Além disso, ao final da festa, essa mesma pessoa pode coordenar a contagem final das bebidas, comparando o inventário inicial com o que foi consumido e o que será devolvido.
Esse controle não apenas ajuda a manter o orçamento sob controle, mas também oferece transparência e segurança tanto para os noivos quanto para os fornecedores. Assim, todos têm uma visão clara de como as bebidas foram geridas ao longo da festa.
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Bolos e doces
No final da festa, outra tarefa importante é armazenar os doces que sobraram para que a família possa levá-los. Normalmente, a mesa de doces é uma parada quase obrigatória para os convidados na hora da saída, tornando-a um ponto de destaque até o final do evento. Por isso, não é recomendável desmontar ou começar a guardar os doces enquanto ainda houver convidados presentes.
Esse trabalho de desmontagem e organização dos doces deve começar apenas quando o casal já tiver deixado o local, garantindo que os convidados possam aproveitar até o último momento. Além disso, é importante ter caixas apropriadas para embalar os doces, de preferência fornecidas pelo doceiro ou confeiteiro, garantindo que os itens sejam transportados com segurança, sem perder a qualidade ou a apresentação. É uma boa ideia delegar essa tarefa a alguém de confiança, seja um membro da família ou da equipe de cerimonial, para garantir que tudo seja feito com cuidado.
Planejar a desmontagem da mesa de doces com antecedência também ajuda a evitar desperdícios. Ao final do evento, muitas vezes sobram doces que podem ser aproveitados no dia seguinte em encontros com familiares ou até como lembrancinhas adicionais para convidados especiais que participam do pós-casamento. Assim, tudo é aproveitado de forma prática e organizada.
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Custos extras
Normalmente, no dia do casamento, todos os fornecedores já foram pagos, mas é importante estar ciente de que podem surgir custos extras após o evento. Esses custos adicionais geralmente vêm de fatores que não foram previstos previamente, como horas extras da equipe, bebidas consignadas que foram consumidas além do previsto, quebra de materiais alugados e até a presença de convidados extras que não estavam contabilizados no buffet.
Esses gastos imprevistos são comuns e, na maioria das vezes, os noivos não precisam se preocupar em quitá-los imediatamente após a festa. A maioria dos fornecedores costuma enviar um e-mail ou emitir uma fatura nos dias seguintes, detalhando os “custos extras” e solicitando o pagamento. Isso oferece uma certa tranquilidade ao casal, permitindo que eles aproveitem o fim da celebração sem essa preocupação. No entanto, é importante ler os contratos com atenção, pois alguns locais ou fornecedores podem exigir que esses pagamentos sejam feitos no próprio dia do evento.
A fim de evitar surpresas, é recomendável conversar com todos os fornecedores antes do casamento e alinhar essas possibilidades de custos extras. Pergunte sobre a política de horas extras, verifique as condições para o consumo de bebidas consignadas e esteja ciente das taxas para eventuais quebras de material. Assim, é possível prever um orçamento de contingência para cobrir esses imprevistos sem que eles causem impacto negativo.
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Registro do casamento
Na matéria 5 passos: documentação para casamento civil explicamos direitinho este processo, mas vale lembrar que quando o casamento acontece na Igreja ou em outro lugar que não seja no cartório, o documento civil será assinado pelos noivos, testemunhas e celebrante. Após a cerimônia, será necessário reconhecer a firma do celebrante em cartório, devolver o documento no cartório com as assinaturas, e em seguida receber a sua Certidão de Casamento.
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Chegamos ao fim da festa de casamento, agora só nos resta esperar para assistir os momentos incríveis vividos através das fotos e vídeos!
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Assista o Caseme TV com as dicas do pós-festa com Flavia Ricobello, cerimonialista da Les Amies:
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