Hoje sigo para a terceira parte do cronograma que orientará as ações de todos os envolvidos no casamento. Já falei sobre o momento antes da cerimônia, sobre a cerimônia, e neste post vamos avançar até o final da recepção.
Em breve escreverei sobre a última etapa, o pós-festa. Lembrando que esta é a minha maneira de trabalhar, mas existem muitas outras!

 

Organização

Assim que a cerimônia religiosa termina é importante que a equipe de recepcionistas, a que está no salão de festas, seja avisada para tomar as providências necessárias para a festa começar!

É importante verificar alguns itens antes dos convidados e dos noivos chegarem:

• Se os banheiros estão limpos e prontos. Veja se tem kit toalete com amenidades e local adequado para apoiar este material.

• Veja quais são os brindes e organize-os para estarem à mão na hora de serem entregues. Geralmente é preciso retirar etiquetas e plásticos, ou apenas arrumá-los em cestas.

• Certifique-se de que a decoração está pronta, com velas acesas, salão limpo, mesa arrumada e nenhuma escada ou estrutura de apoio pelo caminho.

• Veja aspectos estruturais como: ar-condicionado (se houver) ligado, quais são as saídas de emergências, onde estão os seguranças e quem responde pelo gerador e luz, caso precise.

• Faça uma contagem das bebidas alcoólicas compradas pelo cliente e confira com as suas anotações. Se houver bebidas em consignação, observe se as caixas estão em local seco, as caixas molhadas não são aceitas de volta.

 

Inicio da recepção

A recepção começa com a chegada dos primeiros convidados. Neste momento os noivos, pais e padrinhos devem ser levados para um local separado para fazer as fotos tradicionais. É importante que seja um local em que os noivos não fiquem à disposição dos convidados para serem cumprimentados, desta forma os fotógrafos conseguem organizar tudo bem rapidinho.

 

Coquetel, música e mesas reservadas

Neste primeiro momento alguém da equipe deve providenciar o início da música e do buffet, e um outro grupo organizar as mesas reservadas, pois cerimonialista está acompanhando os noivos, pais e padrinhos nas fotos.

É elegante reservar o menor número de mesas possível, o ideal é reservar apenas uma mesa para os pais da noiva e outra para os pais do noivo. Se por algum motivo precisar reservar muito mais que 4 mesas, avalie a possibilidade de reservar todas, não podemos tratar 30% do casamento como pessoas especiais e deixar o restante sem a mesma atenção. Portanto fique ligado na porcentagem de reservados, não deixe passar de 10 a 15% do total de convidados.

 

Recepcionistas na portaria

Tenha uma lista de convidados em mãos apenas de apoio, para contagem. Aprendi com a minha mãe (Thais de Carvalho Dias) que na maior parte dos casamentos não justifica fazer uma fila na entrada para checar cada convidado na lista. Penetras em uma produção como casamento são raros, o mais comum é o próprio convidado trazer um acompanhante que não estava prescrito, e neste caso sempre deixamos entrar. Então avalie se é mesmo necessário fazer todos os convidados esperarem em fila.

O que normalmente fazemos é apenas contar cada convidado que entra, com a lista de apoio em mãos para pedir o nome de alguém que pareça fora do contexto. A lista serve também para te dar respaldo, caso algum penetra seja descoberto durante a festa, assim você terá um documento formal para justificar e certificar que aquela pessoa não foi convidada.

 

Foto com os noivos

O coquetel está acontecendo no salão e os noivos, pais e padrinhos estão em um local reservado para tirar as fotos, conforme já explicado. Como a “nata” do casamento está no mesmo local é importante que o cerimonial e o buffet se organizem para fazer um atendimento impecável. Tenha sempre um apoio de bebidas e certifique-se que o coquetel, que está sendo servido no salão, seja também servido no local das fotos.

Eu, Laura, sigo a ordem abaixo para ir liberando as famílias, idosos, crianças e padrinhos para o salão.

– foto com as famílias + família com irmãos

– foto com as avós

– foto com damas e pajens

– foto de todos os padrinhos juntos (faça esta foto primeiro) e foto de cada casal. Com a foto do grupo completo feita, tudo fica mais fácil, porque você pode liberar para o salão casal por casal.

foto dos noivos. Não tenha muita pressa, mas também não deixe que este momento atrase muito a entrada dos noivos no salão. Existe um momento ideal, que é sentido pelo cerimonial experiente. Não podemos “queimar a largada” e fazer a entrada dos noivos no salão sem que os convidados estejam preparados. Na minha opinião 40 minutos é o tempo ideal para a festa começar a esquentar. Os convidados quando chegam na festa querem beber alguma coisa, encontrar os amigos e bater um papinho, até bater a vontade de dançar. Fazer as fotos correndo para entrar rápido na festa pode atrapalhar este momento importante do coquetel que prepara todos para uma pista de dança bombada!

 

Retirar o véu e jantar

Antigamente a noiva entrava na festa com o véu e fazia a primeira dança com ele. Eu aconselho tirar, já que na maior parte dos casos o véu precisa ficar enrolado no braço da noiva para ela conseguir dançar. Sem o véu os noivos podem dançar livremente. Além do véu, veja se a cauda do vestido da noiva será suspenso.

Sobre o jantar, temos feito há alguns anos desta maneira: os noivos sentam em um local reservado e jantam um pouquinho antes de entrar na festa. Assim garantimos que eles estejam bem alimentados para beberem com mais segurança. É bem raro o casal conseguir comer alguma coisa durante a festa. O tempo passa muito rápido e tudo o que fazem é se divertir e beber. Portanto cuide deles a noite toda, veja se estão bebendo água e se estão alimentados.

 

A entrada dos noivos no salão

Existem muitos formatos para este momento. Vou descrever o que mais funciona, na minha opinião.

Antes de entrar com os noivos no salão, no momento em que eles estão terminando de jantar, peça às recepcionistas para procurar a família dos noivos e pedir para que eles fiquem próximos à mesa do bolo para fazer o corte simbólico e o brinde com os noivos.

Quando os noivos terminarem de jantar e estiverem prontos para entrar, avise às recepcionistas, que já estarão com os pais na “agulha”.

Não esqueça também de checar se a espátula para cortar o bolo está na mesa e avise ao buffet quantas taças serão necessárias para o brinde. Avise o fotógrafo e o cinegrafista para eles não serem pegos surpresa com a entrada dos noivos. Tudo tem que estar bem preparado e bem alinhado para este momento, é muito feio deixar os noivos sem saber para onde ir ou o que fazer.

Libere o caminho com a ajuda das recepcionistas, dê o sinal para o DJ iniciar a música de entrada e acompanhe o casal, tentando estar o mais fora da cena possível para não atrapalhar foto e vídeo. A música da entrada deve ser um pouquinho mais alta que as músicas do coquetel, para chamar a atenção dos convidados para a entrada dos noivos no salão.

 

Bolo, brinde e dança dos noivos

Ao chegar na mesa do bolo, neste caso no meio da pista de dança, dispomos os pais ao lado dos seus filhos (noivos no meio e cada casal de pais ao lado) e à partir daí o trabalho é todo orientado para a foto.

Ps: Verifique com quem fez o bolo se todos os andares são verdadeiros, é comum algumas camadas serem de isopor, portanto saiba certinho onde os noivos devem cortar.

Terminado o corte começam os brindes. Um garçom já está perto da mesa do bolo com as taças vazias e o espumante aberto. Ele deve servir cada taça, e com a ajuda do cerimonial distribuir entre todos. Importante: Sempre tenha taças sobressalentes, não é raro o casal ou os pais chamarem irmãos e avós para o brinde. Acho muito importante que o improviso aconteça de maneira natural, não se preocupe se chegarem muitas pessoas, providencie as taças, ajude o fotógrafo, e deixe as famílias viverem o momento da maneira delas. Explique que o brinde deve ser na altura dos ombros, caso contrário as taças sairão na frente dos rostos na fotografia. Lembre-se de ajudar o fotógrafo nesta hora, ele deve fazer a foto do grupo todo, dos pais da noiva com o casal, dos pais do noivo com o casal e só do casal. Claro que isso não é uma regra, é o fotógrafo quem decide tudo isso. Tente não atrapalhar, perceba que o fotógrafo e o cinegrafista precisam de espaço neste momento.

Após o brinde faça um sinal para o DJ colocar a música da primeira dança e retire todos da pista, deixando apenas os noivos e a sua primeira dança! Dica para o casal: vale a pena ensaiar um pouquinho, só para passar um “verniz” na dança e os gestos ficarem harmônicos com toda a beleza do casamento.

 

Leia também: Você deve coreografar sua primeira dança?

 

Observações:

• Esta é uma maneira tradicional dos cariocas fazerem a entrada dos noivos, mas existem diversos outros formatos excelentes para este ritual, depende muito do gosto dos noivos e as vezes da disposição da decoração da festa, converse antes com seu cerimonial. Outra opção muito comum é fazer o corte do bolo na mesa de doces, apenas para os pais e quem estiver perto, sem música especial, e depois fazer apenas a entrada dos noivos direto para a 1ª dança.

• No modelo tradicional, caso o bolo esteja em uma mesa com rodinhas (o que é aconselhável) os garçons e recepcionistas ajudam a retirar esta mesa da pista assim que terminam os brindes e a acomodam ao lado da mesa de doces. Liberando o espaço para a 1ª dança dos noivos.

 

Jantar

A escolha do melhor horário para o jantar depende muito do formato do casamento. Como estamos seguindo uma linha, vou dar sequência no mesmo formato tradicional carioca.

O momento ideal para servir o jantar (buffet ou volante) são 20 minutinhos após a 1ª dança dos noivos. Neste momento a pista já pegou e os buffets não serão o centro das atenções, terão que dividir cena com o DJ, evitando filas grandes.

 

Bolo, doces e café

Logo depois do jantar é importante ficar de olho na manutenção da beleza e limpeza da mesa de doces, além de já colocar para funcionar a tradicional mesa de café. O bolo deverá ser servido 2 a 3 horas após o jantar. Existem algumas opções para servi-lo: um garçom pode ficar próximo ao bolo para servir cada convidado, passar volante na festa (fatias já cortadas), ou deixar alguns pedaços servidos na mesa do bolo. Eu acho a 1ª opção a mais elegante.

 

Bride Sitter (babá da noiva)

Essa função é a de tomar conta da noiva. Alguém do cerimonial deve ficar atenta aos noivos a noite inteira, as preocupações básicas são: perceber se eles estão bebendo água, se eles estão alimentados, vale também ficar de olho na beleza da noiva, organizar o penteado e retocar o batom, cheque também se a cauda do vestido está organizada ou se está causando acidentes pela pista, afinal os noivos serão fotografados a noite inteira.

Utensílios bons de se ter à mão: grampo, batom da noiva, lenço, alfinete de fralda e agulha e linha branca.

 

Limpeza do salão

Eu gosto de deixar uma pessoa encarregada para olhar a limpeza do salão como um todo. Verificar se a reposição do buffet está ok, ver se tem copo quebrado no chão, organizar as cadeiras vazias quando ficam separadas das mesas, verificar a manutenção dos banheiros e chamar as pessoas encarregadas para resolver cada um destes problemas.

Não existe nada mais elegante do que terminar um casamento com a decoração impecável, como se pudesse começar tudo novamente. Isso é muito possível quando contratamos por fora uma equipe de limpeza.

 

Shows, brindes e menu da madrugada

Fique atento para gerenciar as atividades previstas durante a festa, como shot na pista, distribuição de havaianas, shows, menu da madrugada e qualquer outra atração contratada para a festa.

 

Leia também: Menu da Madrugada: o querido dos casamentos mais animados

 

Buquê

A hora de jogar o buquê tem que ser sentida durante a festa. O ideal é jogar em um momento em que todos já estejam bem animados, mas que ainda não tenha cara de fim de festa, assim terá mulheres solteiras o suficiente para a brincadeira acontecer. Converse com o DJ, foto e vídeo antes de começar para que todos se organizem.

 

E para finalizar, existem informações fundamentais para o controle do final da festa, que são:

Hora extra do salão – veja até que horas o salão está contratado e por quantas horas é possível estender a festa. Tenha em mãos o valor da hora extra para, se necessário, conversar com o cliente.

Hora Extra buffet – veja até que horas o buffet está contratado e por quantas horas é possível estender a festa. Observe o que será servido após o término do horário do contrato para não ter surpresas depois. Tenha em mãos o valor da hora extra para, se necessário, conversar com o cliente.

Hora Extra fotógrafo e cinegrafista – Veja no contrato até que horas eles estão contratados, e se poderão estender o horário e quanto custa a hora extra. Não tem problema o fotógrafo e o cinegrafista irem embora depois de ter todo o material necessário para “contar a história”, o final da pista é “mais do mesmo” e cada vez mais os convidados e os noivos vão ficando menos compostos, para ser delicada! Mas eu sou partidária de que se pode investir em foto e vídeo até o finalzinho do casamento, melhor! Desta forma nada é perdido, mesmo que as fotos não cheguem no álbum e nos melhores momentos do vídeo, estarão lá guardadinhos para a posteridade.

 

Leia também: Hora extra no seu casamento

 

O final da festa

Seja porque o horário permitido do salão terminou ou porque a festa acabou naturalmente, o cerimonial já deve deixar o carro dos noivos preparado na saída, com os artigos pessoais deixados anteriormente com o cerimonial à disposição, para que a saída dos noivos seja rápida. Eles geralmente estão cansadíssimos e ficar esperando qualquer coisa neste momento é uma tortura.

Quando o casamento acaba, o cerimonial precisa providenciar alguns detalhes que eu vou descriminar no último post desta sequência, o Pós-festa.

 

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