Como fazer a lista de convidados em 7 passos: do início ao RSVP

 A lista de convidados é a parte mais importante do seu casamento.

Antes de começar os preparativos, é fundamental ter sua lista de convidados pronta ou quase pronta. Ou seja, não saia em busca de fornecedores sem antes determinar o tamanho do seu casamento.

Nesse post separamos o assunto em 7 passos para te ajudar a não se perder ao fazer sua lista de convidados:

• 1- Preparando a lista de convidados

• 2- Elaborando a lista de convidados

• 3- Informações dos convidados

• 4- Save The Date

• 5- Convites

• 6- Site de casamento

• 7- RSVP

por onde começar a lista de convidados?

Você deve começar a organização do seu casamento pela lista de convidados porque o número de convidados será a informação mais importante para definir o tamanho do seu casamento, ou pelo menos a ordem de grandeza.

Assim, você poderá definir o local e todo o restante como decoração, buffet, doces, bolo, número de convites e quase todos os outros itens que variam conforme o número de convidados.

Além disso, o número de convidados influencia muito na escolha do tamanho do salão do seu casamento.

Muitos lugares são bastante versáteis quanto à capacidade de pessoas, mas ter a ideia da ordem de grandeza do seu casamento afetará bastante a sua decisão.

Lugares menores comportam de maneira aconchegante um mini wedding, por exemplo, que se sair do controle e a lista não parar de crescer, não caberá no salão. Da mesma forma o contrário pode ser um problema também. Um grande salão com poucos convidados deixará a decoração e os convidados muito dispersos.

Leia também: organização do casamento – por onde começar?

Para nos ajudar com este assunto, conversamos com a cerimonialista carioca Beatriz Dias  que deu dicas importantes para você organizar a sua lista de convidados.

Então, vamos começar a montar a lista?

1- Preparando a lista de convidados

Antes de mais nada, comece com uma lista simples. Escolha um local, que pode ser provisório, para escrever os convidados que vêm à mente, nome a nome. Pode ser o nome de uma pessoa que represente a família toda por exemplo, e ao lado o número de convidados daquela família.

Esta lista irá se aperfeiçoando ao longo dos meses dos preparativos. Mas é nesse primeiro momento que os noivos começam, com uma lista de convidados simples, somente para conseguir mensurar o tamanho do evento.

Quando vocês começarem a criar o primeiro esboço da lista, aproveitem para preencher a maior quantidade de dados que vocês já saibam ou tenham acesso: nome e sobrenome completo, e-mail, endereço, telefone, celular – afinal esses dados serão fundamentais na hora de enviar o Save The Date e realizar o RSVP.

Os noivos também devem conversar com os pais para entender quais familiares e amigos da família cada parte pretende chamar. Para não haver saia justa no salão, a nossa dica é separar cotas de convidados entre as famílias da noiva e do noivo, assim seus pais e irmão saberão o limite que têm para convidados, priorizando aqueles mais importantes. 

2- Elaborando a lista de convidados

A boa e velha planilha do Excel é a forma mais eficaz e prática para montar a sua lista de convidados.

Neste início, informações básicas são suficientes para mensurar, mas quanto mais informação você puder acrescentar sobre cada convidado, menos trabalho você terá depois. 

Nossa sugestão é que as colunas sejam: nome – sobrenome – telefone – celular – endereço – quantidade de pessoas*

*Se você for chamar mais de uma pessoa da mesma família no convite, isto deve contar na sua lista. 

Baixe aqui o modelo de planilha para lista de convidados

3- Informações dos convidados

Muita vezes não temos o endereço certinho do convidado e você precisará dele para o envio do convite. Então uma boa ideia é aproveitar o envio do Save The Date virtual (por e-mail ou celular) para solicitar o endereço e atualizar os dados dos seus convidados. 

O telefone e o celular serão extremamente úteis para confirmar a presença dos seus convidados, portanto não deixe de inserir estes dados na sua planilha.

Sua lista de convidados está muito grande? Confira as 10 perguntas para diminuí-la.

4- Save The Date

O Save The Date é um aviso para os seus convidados saberem com antecedência a data do seu casamento. Principalmente se for um Destination Wedding, é interessante mandar alguns meses antes para que os convidados se programem.

É comum enviar o Save The Date por e-mail ou WhatsApp pedindo a confirmação e envio dos dados do convidado, como o endereço completo. 

Exemplos de Save The Date por Dupla Ideia

O Save The Date é uma arte virtual criada com a identidade visual que os noivos já estão trabalhando no casamento. Para ter uma resposta mais rápida e eficiente, o formato digital normalmente costuma ser o que os noivos preferem. Entre as informações do Save The Date, é interessante já acrescentar o seu site de casamento.

Confira aqui nossas dicas para não errar no Save The Date.

5- Convites

Agora falaremos de um ponto crucial para o seu casamento, que está diretamente ligado à sua lista de convidados e além disso contém muitas informações e detalhes que você deve ficar atenta: os convites.

Então vamos por partes:

– Dados essenciais

As informações que são indispensáveis para o seu convite são: nome dos noivos, data, horário, local, site dos noivos. 

Não é obrigatório inserir o dress code no convite, pois caiu em desuso determinar um dress code para os casamentos. Sendo assim, você pode inserir esta informação apenas no site de casamento.

Não sabe diferenciar os tipos de dress code? Aqui nós explicamos cada detalhe. 

Clique aqui e conheça!

– Custo médio do convite de casamento 

O custo médio para sobrescritar o convite + colocar convite individual + ensacar é de R$6,00 por convite. 

Quando escolher o profissional que ficará responsável pelo convite, não esqueçam das 10 perguntas importantes para fazer durante a reunião.

– Estilos de convites 

É importante que o seu convite físico siga o estilo do casamento para já ir ambientando seus convidados. Assim, para um casamento na praia é super aceito usar materiais rústicos, um layout mais descontraído e fontes modernas. 

Mas se é um casamento clássico, o convite deverá seguir por esta linha, que pode ser em relevo francês, tons sóbrios e com uma grafia mais elaborada. Não deixe de ler a matéria sobre identidade visual!

Posteriormente os envelopes devem ser sobrescritos à mão por uma calígrafa. 

Aproveite para ler tudo sobre convites de casamento

– Inspiração de convites

S-Cards Convites

Petit Souvenir

Dupla Ideia

MIA Estúdio Criativo

– Antecedência

O ideal é fechar o convite cerca de 6/8 meses antes do casamento. No ato da contratação dos convites, confira a data estimada da entrega para poder programar também o trabalho da calígrafa. No entanto, muitas gráficas já têm parcerias e podem enviar os convites direto para as calígrafas, portanto confira antes com a sua gráfica esta informação.

Confira aqui os fornecedores de convite cadastrados no Guia do Fornecedor CaseMe

Como sobrescritar os convites da sua lista de convidados?

Contratar um calígrafo fará toda a diferença para a finalização do seu convite.

Confira o nosso Guia do Fornecedor.

Caligrafia por: Girlanda

6- Site de casamento

O site de casamento é um suporte digital que irá complementar o convite, pois traz as informações que não conseguimos incluir no impresso. Estas informações serão importantes para tirar as dúvidas dos seus convidados.

Entre elas, sugerimos: mapa do local, itinerários para chegar com acesso do Google Maps ou Waze, dicas de hospedagem, dress code, confirmação de presença online ou RSVP e lista de presentes virtuais.   

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7- RSVP ou Confirmação de Presença

O RSVP é utilizado para a confirmação da lista de convidados do seu casamento. Ele pode ser feito não apenas de forma passiva, quando o próprio convidado confirma sua presença, como também de forma ativa, quando o cerimonial o procura para a confirmação.

Geralmente durante esse processo 20% dos convidados já informam que não irão. Ainda assim, da quantidade total de confirmados ainda haverá uma quebra de 5-10% de faltantes no dia devido a imprevistos. 

Mas atenção: esse número será diferente para casamentos que possuem muitos convidados de fora da cidade (pela logística que envolve, o número de faltosos costuma ser maior que 20%). Nestes casos, é necessário uma avaliação individualizada para a estimativa de faltas. Para mini weddings também é bom avaliar individualmente porque o índice de faltas costuma ser menor.

O RSVP ativo normalmente inicia de 15 a 10 dias antes do casamento, que é quando o cerimonial entrará em contato com os seus convidados para a confirmação de presença. 

As maneiras de realizar o RSVP são:

• Confirmação via site de casamento: é uma ótima opção, mas nem todo mundo confirma pela plataforma, infelizmente.
• RSVP passivo: o cerimonialista disponibiliza um número de telefone e e-mail para os convidados entrarem em contato.
• No RSVP ativo a cerimonialista entra em contato com cada convidado. Beatriz Dias observou uma mudança no comportamento das pessoas, que dificilmente atendem o celular quando a ligação é de um número desconhecido. Dessa forma, ela começou a fazer o RSVP ativo totalmente online, via Whatsapp. Assim, consegue falar com praticamente todos os convidados. 

Com o RSVP realizado, é possível fazer estimativas e confirmar com os seus fornecedores o número de convidados da festa. Este número será importante para serviços como o buffet por exemplo, que cobram por pessoa. Às vezes esperamos menos que os confirmados e temos que aumentar em cima da hora o tamanho do buffet. Por isso, este serviço de RSVP é crucial para chegar ao número final de convidados do seu casamento.  

Confira as 10 dicas sobre lista de convidados na coluna de Noiva para Noiva.

E não deixe de baixar a planilha para organizar sua lista de convidados, afinal ela será perfeita para te ajudar a montar a sua lista de convidados. 

Resenha da pauta com Beatriz Dias sobre esta matéria

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