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Lista de convidados: 7 passos do início da lista ao RSVP

A lista de convidados é a parte mais importante do seu casamento.

Antes de começar os preparativos do casamento é fundamental ter sua lista de convidados pronta, ou semi-pronta. Não saia em busca de fornecedores sem antes determinar o tamanho do seu casamento.

Separamos o assunto em 7 passos quer irão te ajudar a não se perder ao fazer sua lista de convidados.

 

1- Preparando a lista de convidados

2- Elaborando a lista de convidados

3- Informações dos convidados

4- Save The Date

5- Convites

6- Site de casamento

7- RSVP

 

Vamos lá?

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Você deve começar a organização do seu casamento pela lista de convidados porque o número de convidados será a informação mais importante para definir o tamanho do seu casamento, ou pelo menos a ordem de grandeza.

Assim, você poderá definir o local e todo o restante como decoração, buffet, doces, bolo, número de convites e quase todos os outros itens que variam conforme o número de convidados.

 

O número de convidados influencia muito na escolha do tamanho do salão do seu casamento.

Muitos lugares são bastante versáteis quanto à capacidade de pessoas, mas ter a ideia da ordem de grandeza do seu casamento afetará bastante a sua decisão.

Lugares menores comportam de maneira aconchegante um mini wedding, que se sair do controle e a lista não parar de crescer, não caberá no salão. O contrário pode ser um problema também. 

Um grande salão com poucos convidados deixará a decoração e os convidados muito dispersos.

 

Leia aqui: Vou casar, e agora?

 

Para nos ajudar com este assunto, conversamos com a cerimonialista carioca Beatriz Dias  que deu dicas importantes para você organizar a sua lista de convidados.

 

Então, vamos começar a colocar as mãos na massa?

 

1- Preparando a lista de convidados

 

Tudo começa com uma lista simples. Escolha um local, que pode ser provisório, para escrever os convidados que vêm à mente, nome a nome. Pode ser o nome de uma pessoa que represente a família toda e ao lado coloque o número de convidados daquela família.

 

Esta lista irá se aperfeiçoando ao longo dos meses dos preparativos. Porém, é nesse primeiro momento que os noivos começam, com uma lista de convidados simples, somente para conseguir mensurar o tamanho do evento.

Quando vocês começarem a criar o primeiro esboço da lista, aproveitem para preencher a maior quantidade de dados que vocês já saibam ou tenham acesso: nome e sobrenome completo, e-mail, endereço, telefone, celular – este último será fundamental na hora de enviar o Save The Date e realizar o RSVP.

Os noivos também devem conversar com os pais para entender quais familiares e amigos da família cada parte pretende chamarPara não haver saia justa no salão, a nossa dica é separar cotas de convidados entre as famílias da noiva e do noivo, assim seus pais e irmão saberão o limite que têm para convidados, priorizando aqueles mais importantes

 

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2- Elaborando a lista de convidados

 

A boa e velha planilha do Excel é a forma mais eficaz e prática para montar a sua lista de convidados.

Neste início, informações básicas são suficientes para mensurar, mas quanto mais informação você puder acrescentar sobre cada convidado, menos trabalho você terá depois. 

 

Nossa sugestão é que as colunas sejam: nome – sobrenome – telefone – celular – endereço – quantidade de pessoas*

*Se você for chamar mais de uma pessoa da mesma família no convite, isto deve contar na sua lista

 

Baixe aqui o modelo de planilha para lista de convidados

 

 

3- Informações dos convidados

 

Muita vezes não temos o endereço certinho do convidado, e você precisará dele para o envio do convite. Uma boa ideia é aproveitar o envio do Save The Date virtual (por e-mail ou celular) para solicitar o endereço e atualizar os dados dos seus convidados. 

O telefone e o celular serão extremamente úteis para confirmar a presença dos seus convidados, não deixe de inserir estes dados na sua planilha.

Sua lista de convidados está muito grande? Confira as 10 perguntas para diminui-la.

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4- Save The Date

 

O Save The Date é um aviso para os seus convidados saberem com antecedência a data do seu casamento. Principalmente se for um destination wedding, é interessante mandar alguns meses antes para que os convidados se programem.

É comum enviar o Save The Date por e-mail ou WhatsApp pedindo a confirmação e envio dos dados do convidado, como o endereço completo. 

 

Por: Dupla Ideia

 

O Save The Date é, normalmente, uma arte virtual criada com a identidade visual que os noivos já estão trabalhando no casamento. Para ter uma resposta mais rápida e eficiente, o formato digital costuma ser o que os noivos preferem. Entre as informações do Save The Date, é interessante já acrescentar o seu site de casamento.

 

Confira aqui nossas dicas para não errar no Save The Date.

 

 

5- Convites

 

Agora, falaremos de um ponto crucial para o seu casamento e que está diretamente ligado à sua lista de convidados e que contém muitas informações e detalhes que você deve ficar atenta: os convites.

Vamos por partes:

 

– Dados essenciais 

 

As informações que são indispensáveis para o seu convite são: nome dos noivos (claro!), data, horário, local, site dos noivos

Não é obrigatório inserir o dress code no convite, caiu em desuso determinar um dress code para os casamentos. Você pode inserir esta informação apenas no site de casamento

 

Não sabe diferenciar os tipos de dress code? Aqui nós explicamos cada detalhe. 

 

– Custo médio do convite de casamento 

 

O custo médio para sobrescritar o convite + colocar convite individual + ensacar é de R$6,00 por convite. 

 

Quando escolher o profissional que ficará responsável pelo convite, não esqueçam das 10 perguntas importantes para fazer durante a reunião.

 

– Estilos de convites 

 

É importante que o seu convite físico siga o estilo do casamento para já ir ambientando seus convidados. Assim, para um casamento na praia é super aceito usar materiais rústicos, um layout mais descontraído e fontes modernas. 

Já se é um casamento clássico, o convite deverá seguir por esta linha, que pode ser em relevo francês, tons sóbrios e com uma grafia mais elaborada. Não deixe de ler a matéria sobre identidade visual.

Nos dois casos os envelopes devem ser sobrescritos à mão por uma calígrafa

 

Aproveite para ler tudo sobre convites de casamento

 

– Inspiração de convites

 

Convites: S-Cards Convites

 

Convites: Petit Souvenir

 

Convites: Dupla Ideia

 

Convites: MIA Estúdio Criativo

 

– Antecedência 

 

O ideal é fechar o convite cerca de 6/8 meses antes do casamento. No ato da contratação dos convites, confira a data estimada da entrega para poder programar também o trabalho da calígrafa. Muitas gráficas já têm parcerias e podem enviar os convites direto para as calígrafas, confira antes com a sua gráfica esta informação.

 

Confira aqui os fornecedores de convite cadastrados no Guia do Fornecedor CaseMe

 

– Como sobrescritar os convites da sua lista de convidados? 

 
A calígrafa Girlanda Martim compartilhou conosco a maneira correta de sobrescritar os convites
 
 
– Ao convidar os padrinhos, colocar de maneira carinhosa: 

Aos queridos Padrinhos Marcelo e Maria (informal)

ou Aos padrinhos Marcelo e Maria Almeida

– Pais e Avós não necessitam de nome e sobrenome: 

Aos meus queridos pais /Aos meus queridos avós 

 

– Irmão solteiro: Ao querido irmão Roberto 

 

– Irmão casado com família: Ao querido irmão Alberto e família

 

– Casal com filhos solteiros:

Sr. Marcelo Matos e Família

 

– Para casal sem filhos, pode-se colocar:

Sr. e Sra. Marcelo Matos

Sr. Marcelo Matos e Sra.

 

– Namorados/ Noivos:

Ana Cristina e Gustavo

Aos amigos Ana Cristina e Gustavo

Ana Cristina Matos e Gustavo Pereira

 

– Quando vivem juntos mas não são casados: 

Sr. e Sra. Luciano Matos  

Luciano Matos e Marcela Campos

 

– Quando quer colocar em nome da amiga, mesmo sendo casada (o ideal é descobrir o nome do marido):

Luciana Matos e Sr. 

Sra. Luciana e Sr. Marcelo Matos

 

– Pessoas da mesma família com sobrenome igual (caso informal):

Marcelo e Luciana Braga

– Convidando colegas de trabalho: 
Aos funcionários da empresa……………..(generalizando) 
Aos colegas da ………………………………(restringindo o grupo)
Aos amigos da……………………………….(selecionando as pessoas)

 

NÃO é usado:

–  Sra. Marcelo Matos e família

–  Luciana e esposo

– Marcelo e esposa

– Ao Casal / Aos Noivos / Aos Vizinhos

– Apelido

 

Contratar um calígrafo fará toda a diferença para a finalização do seu convite. Confira o nosso Guia do Fornecedor.

 

Caligrafia por: Girlanda

 

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6- Site de casamento

 

O site de casamento é um suporte digital que irá complementar o convite, com as informações que não conseguimos incluir no impresso. Estas informações serão importantes para tirar as dúvidas dos seus convidados.

Entre elas, sugerimos: mapa do local, itinerários para chegar com acesso do Google Maps ou Waze, dicas de hospedagem, dress code, confirmação de presença online ou RSVP e lista de presentes virtuais.   

 

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7- RSVP ou Confirmação de Presença

 

O RSVP é utilizado para a confirmação da lista de convidados do seu casamento. Ele poderá ser feito de forma passiva, quando o próprio convidado confirma sua presença, ou ativa, quando o cerimonial o procura para a confirmação.

Normalmente, durante esse processo, 20% dos convidados já informam que não irão. Da quantidade total de confirmados, ainda terá uma quebra de 5-10% de faltantes no dia devido a imprevistos

Mas atenção: esse número será diferente para casamentos que possuem muitos convidados de fora da cidade (pela logística que envolve, o número de faltosos costuma ser maior que 20%). Nestes casos, é necessário uma avaliação individualizada para a estimativa de faltas. Para mini weddings também é bom avaliar individualmente porque o índice de faltas costuma ser menor.

O RSVP ativo normalmente inicia de 15 a 10 dias antes do casamento, que é quando o cerimonial entrará em contato com os seus convidados para a confirmação de presença. 

 

As maneiras de realizar o RSVP são:

 

– O RSVP passivo via site de casamento é uma ótima opção, porém nem todo mundo confirma pela plataforma, infelizmente.

RSVP passivo o cerimonialista disponibiliza um número de telefone e e-mail para os convidados entrarem em contato.

– E o RSVP ativo a cerimonialista entra e contato com cada convidado. Beatriz Dias observou uma mudança no comportamento das pessoas, que dificilmente atendem o celular quando a ligação é de um número desconhecido. Dessa forma, ela começou a fazer o RSVP ativo totalmente online, via Whatsapp. Assim, consegue falar com praticamente todos os convidados. 

 

Com o RSVP realizado, é possível fazer estimativas e confirmar com os seus fornecedores o número de convidados da festa. Este número será importante para serviços como o buffet, que cobram por pessoa. Às vezes esperamos menos que os confirmados e temos que aumentar em cima da hora o tamanho do buffet. Por isso este serviço de RSVP é crucial para chegar ao número final de convidados do seu casamento.  

 

Confira as 10 dicas sobre lista de convidados na coluna de Noiva para Noiva.

 

E não deixe de baixar a planilha para organizar sua lista de convidados. Ela será perfeita para te ajudar a montar a sua lista de convidados. 

 

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Resenha da pauta com Beatriz Dias sobre esta matéria

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Leia mais: 

Cronograma de casamento: passo a passo em 7 etapas (2022)

Roteiro do casamento: making of da noiva

A limpeza do seu casamento

 

28 comentários em “Lista de convidados: 7 passos do início da lista ao RSVP”

    1. Olá Ana!
      Tudo bem? Hoje em dia o ideal é enviar uma mensagem por WhatsApp, além de mais barato, é mais fácil porque você pode enviar de uma vez para a lista toda. Mas, respondendo a sua pergunta, eu sempre seguia esse roteiro:

      “Olá, poderia falar com o xxxx ou com a esposa dele?
      Estou ligando para confirmar a presença de vocês no casamento de xxxx e xxxx no dia xxxx, vocês vão poder comparecer? Posso confirmar 2 pessoas?”

      Outra opção quando você quiser valorizar o cerimonial e dar alguma informação:

      “Olá, eu sou do cerimonial xxxxxxx, poderia falar com o xxxx ou com a esposa dele?
      Estou ligando para confirmar a presença de vocês no casamento de xxxx e xxxx no dia xxxx, vocês vão poder comparecer?
      Posso confirmar 2 pessoas? Os noivos tem listas de presentes no site CaseMe OU Se você for de carro não se preocupe que temos estacionamento…” e o que mais você quiser avisar 😉

      Espero ter ajudado!

      Bjs,
      Laura Vilela

    1. Oi Cirlianne,

      Que bom saber disso! Nosso objetivo é esse mesmo, ajudar as noivas nesse momento tão especial.
      Já enviei para o seu email. Qualquer dúvida estamos por aqui! ?

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